La Procrastinación Productiva en las empresas: Por qué lo hacemos y cómo evitarlo

¿Has visto a compañeros de trabajo que con frecuencia están “socializando” en los pasillos, o a otros que no encuentran el momento “ideal” para ordenar los papeles de su escritorio, o bien, pasan tiempo en reuniones que con frecuencia son juntas larguísimas y no “atienden” su trabajo?

Este comportamiento en las empresas y en la vida en general se denomina “Procrastinar”; la palabra proviene del latín “procrastinare”, que significa pro, adelante; y “crastinus”, referente al futuro.

El término hace referencia a la acción de posponer o postergar una actividad que en la empresa es nuestra responsabilidad, dejándola para otro momento, para otro día, o para otra semana o fecha por cumplir; el tiempo en este tema no es tan “relevante” en sí (valga la expresión), porque lo que importa y lo que hay que destacar de manera especial, es que la tarea o actividad que se tiene que realizar se aplaza, o peor aún, no se concluye; eso definitivamente trae una afectación en la organización. Los colaboradores sí trabajan, pero en múltiples ocasiones se labora en todo menos en lo que corresponde hacer, y es cuando surge la llamada “Procrastinación Productiva.”

Es evidente cuando las personas están postergando alguna actividad; si hemos de ser honestos, todos como seres humanos hemos procrastinado en algún momento no sólo en el trabajo, sino también en otros ámbitos de nuestra vida, atravesando por tres etapas principales:

1ª Etapa: Incomodidad por la actividad que se debe hacer

2ª Etapa: Ocupación, es decir, realizando otras actividades menos importantes que la que debe cumplirse, y

3ª Etapa: Justificación, en la que suele aparecer la famosa frase de "mañana será otro día" o “mañana lo hago porque tendré más tiempo.”

Para comprender mejor lo que significa procrastinar es conveniente conocer sus principales características:

1. Es una condición humana; procrastinar o aplazar actividades es parte de nuestro comportamiento diario porque siempre habrá circunstancias que nos agraden o no, que nos sean atractivas o que rechacemos, que nos provoquen miedo o aversión, o situaciones que busquemos intencionalmente porque son más gratas que esa tarea que debe llevarse a cabo; esta conducta sucede a tal grado, que empezamos a postergar la realización o término de un reporte, la elaboración del informe mensual, una llamada con un proveedor o cualquier otra actividad que vamos retrasando porque preferimos hacer otra cosa ya que esa tarea no es de nuestro interés o no sabemos cómo abordarla aunque debamos hacerlo como parte de las labores a desempeñar en el puesto.

2.     Se puede procrastinar en cualquier ámbito de la vida: personal, familiar, educativo, social, laboral, etc.; no se presenta solamente en estudiantes o en relación con actividades y tareas académicas como se tiene conceptualizado y difiere de persona a persona, según nuestros gustos, intereses o conveniencia.

3.    Otra situación interesante es que se presenta tanto en hombres como en mujeres; se han hecho estudios en los que los científicos y expertos han demostrado que la procrastinación se da más en los jóvenes, por lo que estos se vuelven un tanto el centro de atención sobre todo en el ámbito académico o laboral, porque son más propensos a cambiar de opinión, a moverse, a decidir por la inmediatez al querer recibir una respuesta inmediata a lo que hacen, así como por la satisfacción que tendrán al gratificarse haciendo otra tarea o actividad, en lugar de aquella que deben realizar de manera prioritaria.

4.   Se tiene la idea de que se procrastina por pereza o por flojera, y que eso lleva a “no hacer”; sin embargo, es imperativo observar más al colaborador cuándo se comporta así para verificar si esa actitud en el trabajo es generalizada, porque podemos interpretar erróneamente lo que vemos, sin habernos asegurado antes que posiblemente el trabajador esté atravesando por uno de los cuatro momentos siguientes que pueden llevarlo a procrastinar:

* Estar viviendo un período de depresión; solo se ve el pasado y se sufre por ello; se recuerdan experiencias anteriores que llevan a pensar que, si se hace de nuevo esa actividad el resultado será igual y entonces volvemos a postergar la actividad.

* El estrés causado por determinadas actividades del puesto afectando el estado emocional del colaborador. Para luchar contra el estrés se recomienda subir las habilidades para realizar las tareas o bajar el reto y así disminuir esa sensación.

* Por ansiedad, cuando la actividad representa un problema y se percibe como algo complejo o de gran tamaño y se siente que no se podrá concluir, de manera que no se acometen acciones para iniciarla o bien para concluirla. 

* Por cansancio o fatiga extrema que no se ha sabido atender para relajarse lo suficiente como para emprender esa tarea que se debe realizar en el trabajo.

¿Por qué lo hacemos?

Existen diversas razones por las que procrastinamos y no logramos completar las tareas que tenemos por hacer en tiempo y forma; algunas de ellas son:

a)     La falta de significado de la actividad, es decir, que la tarea que debo realizar no me sea atractiva o no me gusta, lo que promueve que elija hacer otra actividad que me entretenga, que me relaje, que me haga sentir bien; otra situación es que no hay claridad en la meta por cumplir y hacemos desidia; es muy difícil de lograrla y eso me genera sufrimiento por lo que se tiene que hacer y se buscan excusas para no hacerlo. Sin embargo, sucede algo interesante y es que esa actitud se modifica cuando veo una amenaza real o un “castigo” de mi jefe hacia mí o a otros compañeros, por ejemplo: si el colaborador ve que en la empresa se está despidiendo personal y este ha sido reincidente al llegar tarde al trabajo, es más probable que sienta temor y eso le haga reaccionar cambiando su conducta y comprenda que es mejor llegar puntual, solo así se va modificando el hábito de retrasarse en la hora de entrada a la empresa.

b)     El miedo o temor que representa hacer esa tarea, pareciera que no es real sentirse así, pero es tan cierto que es primordial considerarlo para identificar cuando se tiene esa sensación; por ejemplo al emprender un negocio, la idea y el deseo están presentes pero existe el temor de fracasar, de no conseguir el dinero para echar a andar el proyecto, miedo de no tener éxito, etc., y eso genera inseguridad deteniendo a la persona para cristalizar su sueño y se sigue adelante trabajando para una empresa y un jefe, sin arriesgarse y atreverse a probar la experiencia de ser emprendedor.

c)     En la Universidad de Constanza en Alemania, científicos han estudiado la procrastinación, llegando a la conclusión de que las personas se comportan de esa manera posponiendo sus asuntos porque creen y afirman que el día de mañana será más adecuado para realizar una actividad, es decir que hoy se tiene la tarea en mente, hoy se piensa bien el cómo acometerla, se acomodan las cosas para lograrlo, y entonces hasta mañana la inicio, porque estará meditada y más ordenada creyendo que el desempeño será más efectivo, pero es un autoengaño, porque solo se volvió a postergar la acción.

d) Piers Steal, investigador de la Universidad de Calgary en Canadá, habla del perfeccionismo en la llamada “Teoría de la motivación temporal”, haciendo referencia a que lo que se debe hacer debe ser único y debe estar perfecto, y buscando esa perfección, es que se aplaza la acción; por lo que cabe recordar que la perfección no existe, pues siempre habrá alguna mejora posible por realizarle a esa tarea siempre nos puede faltar algo para optimizar la tarea, porque nada es perfecto (pueden faltar ideas, dinero, ganas, tiempo, equipo, apoyo, información, etc.), es decir, que las condiciones ideales no existen, y si no iniciamos o no concluimos el proyecto, este se puede volver cada vez más abrumador, incitándonos a procrastinar.  

e)     Y otra de las razones comunes por las que se procrastina es por desorganización, por no darse el tiempo de acomodar el lugar de trabajo y no tener los recursos necesarios a la mano para no perder tiempo, por lo que la disciplina diaria de evitar distracciones como hacer llamadas telefónicas no importantes o urgentes, checar constantemente las redes sociales y el correo, siempre será de gran utilidad.

Si se procrastina con regularidad, entonces se tendrán consecuencias laborales importantes; continuar con este proceder lleva a tener un comportamiento que muy probablemente ya se haya convertido en un hábito, llegando incluso a afectar la productividad de la empresa; estas consecuencias son principalmente de tres tipos:

1.     Personales. Es cuando lo que se posterga está referido a asuntos pendientes de atender o resolver, pero que son actividades de uno mismo, o sea, de asuntos propios del trabajador, y al posponerlos esto representará una situación que conflictuará inmediatamente a la persona, los problemas se le regresan e irán en contra de sus gustos, de su entretenimiento o de su descanso personal, mermando así su autoestima, provocándole inseguridad como individuo y al llegar al trabajo, haber pospuesto sus propias cosas impactará negativamente en su estado de ánimo y en su dedicación y atención a las labores que le corresponden a su cargo, volviendo a procrastinar probablemente aún más en el ámbito laboral.

2. Grupales o Departamentales. Se presentan cuando al procrastinar o postergar una actividad, las consecuencias abarcan a los colegas o al área de trabajo, lo cual podrá generar una llamada de atención, una sanción y hasta la inconformidad del grupo, pudiendo llegar a un cambio de área o a la salida de la organización, ya que no se están atendiendo las labores propias del puesto.

3.  Empresariales. Es la afectación que se da por el mal hábito que varios de los colaboradores tienen hacia el trabajo; pueden incluso aliarse para no enfrentar una tarea, complicando las circunstancias en términos de productividad y, por ende, de competitividad organizacional.

Como vemos, las consecuencias de los retrasos evitables siempre tendrán un costo elevado, representarán pérdidas de productividad y un impacto emocional importante al afectar la autoestima del colaborador.

¿Cómo lo podemos evitar?

Se pueden abordar diferentes estrategias para no procrastinar y avanzar en el trabajo para ir cambiando ese hábito y ser productivo organizacionalmente:

1.     Lo primero es NO sentir culpa; ese sentimiento no ayuda, sólo nos reprime, nos detiene de cualquier acción y nos lleva a aplazar las cosas; si quieres dejar de procrastinar, debes quitar cualquier significado de culpabilidad, no es un pecado o debilidad, por ello la sugerencia es eliminar ese sentimiento y mejor poner manos a la obra, acercándose más a la actividad, analizarla y revisar las habilidades y conocimientos con que se cuenta, para entonces actuar.

2.    Otra medida importante es no buscar la perfección, sino la excelencia; buscar lo óptimo, pero no lo perfecto, porque esto último solo provoca insatisfacción ya que la perfección no existe.

3.   Te recomiendo también poner por escrito la meta, la actividad o la tarea por realizar, y debajo de ella enlistar al menos 30 razones por las que se debe llevar a cabo, qué pasará si se cumple, qué sucederá cuando se concluya, y cuando se esté a punto de desistir, es muy útil repasar la lista de razones, esto reforzará el seguir adelante hasta la culminación.

4.  Cuando tengas frente a ti una tarea grande o muy retadora, divídela en partes, segméntala para que te sea accesible su realización. Una vez que esté dividido ese trabajo, asígnale un tiempo; destínale al menos de 10 a 15 minutos por ocasión, y con ello sentirás que avanzas y que estás abonas toda tu atención y tu esfuerzo para terminarla. Dividir el objetivo en tareas más sencillas y concretas que seamos capaces de manejar justo por su sencillez nos hará sentir más seguros para concluir.

5.  Existe la llamada “Regla de los 2 minutos”, y consiste en que destines tan solo dos minutos de tu tiempo cada día para realizar la actividad que tanto pospones; de esta forma te podrás percatar que, iniciando con 2 minutos, en breve serán 5, 10 o más minutos que le asignaste y ni cuenta te darás. ¡Empieza con esos 2 minutos y pronto notarás el cambio que vas a lograr, rompiendo de a poco con ese mal hábito de procrastinar!

6.   La actividad que tienes que emprender, se sugiere que la lleves a cabo siempre por la mañana. Bryan Tracy, experto en productividad, recomienda la técnica de “comerse la rana” primero, es decir, que la tarea más difícil de afrontar, la más desagradable o la más repugnante, siempre sea la primera tarea por realizar por la mañana, porque es el mejor momento, llegas fresco y listo para iniciar tus labores, de manera que la mañana es considerada en términos de productividad como la mejor hora.

7.     Es altamente recomendable aprender a administrar el tiempo laboral, así como el tiempo personal, organizándose de manera totalmente consciente, cambiando el método de trabajo que no ha dado resultados a la fecha, sin correo, redes sociales o cualquier otra distracción; toma un curso de administración del tiempo para que te permita atender todos tus asuntos agendándolos previamente y hazte el propósito de respetar esos compromisos, aprendiendo sobre todo a respetar tu tiempo y el de los demás; te sentirás liberado y preparado para las siguientes actividades por cumplir.

8.     Existen 2 normas de oro; el Psicólogo Rafael Santandreu menciona dos máximas que te ayudarán a ya no procrastinar: a) “Yo siempre acabo lo que empiezo”, y “Yo siempre hago lo que he dicho que iba a hacer”, pruébalas para reforzar tu nueva forma de trabajo.

9.     Si realizas todas las recomendaciones y empiezas poco a poco, podrás convertir tu nueva actitud, en un hábito sumamente positivo que puede imitarse por otros compañeros, contribuyendo a que la empresa sea más productiva en la suma de los esfuerzos de todos.

10.  Y por último, aplícate la “Teoría de la Recompensa”; es un enfoque interesante que te permite visualizar el reconocimiento que te podrás ofrecer a ti mismo; una vez que hayas alcanzado el resultado final de la tarea concluida, piensa en aquello que obtendrás al término de la actividad que tanto has postergado, piensa en gratificarte por un logro laboral más, pudiendo ser algo sencillo o más agradable, como premio por tu nuevo hábito laboral: una cena, el tomar un helado al salir de tu jornada, ir al cine, comprarte algo que te gusta; y desde luego, fomenta esa conducta hasta que sea un verdadero hábito en ti, de manera que las siguientes actividades por realizar tengan un significado especial por dicha recompensa.

Analiza tu comportamiento en la empresa, revisa a consciencia qué haces cuando llegas a trabajar y si realmente cumples con todas las actividades programadas, porque cambiar el hábito de procrastinar sí es posible haciendo un compromiso contigo y con la empresa que ha confiado en ti al contratarte como parte del equipo organizacional, y sobre todo, recuerda siempre la siguiente frase: 

“El primer mejor momento para empezar una actividad fue ayer, y el segundo mejor momento, es hoy”. 

¡Seamos productivos!